Waarom workflow management hulpzaam is

3 min leestijd

Heb jij een eigen bedrijf en merk je dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet? Heel logisch, want wat voor product of dienst je ook aanbiedt, er komt veel kijken bij het managen van een business. Daarom is het slim om je eens te oriënteren op workflow management, want dit kan je een hele hoop gedoe en zelfs tijd besparen.

Maar wat is workflow management eigenlijk precies? Deze term slaat simpel gezegd op het beheren, analyseren en organiseren van allerlei informatie binnen het bedrijf. Je moet het zien als een praktische manier om informatie binnen het bedrijf te delen, en er zo voor te zorgen dat alles efficiënter verloopt. Er zijn verschillende manieren waarop je dat kunt doen, maar vrijwel al deze manieren zijn digitaal. Dit is nu eenmaal praktischer en betrouwbaarder dan wanneer je het handmatig zou doen.

Verschillende vormen van workflow management

Bij OutSmart kunnen ze je werkelijk alles vertellen over workflow management. Daar hebben ze namelijk allerlei online systemen ontwikkeld die jou helpen een beter overzicht en prettigere workflow te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan het maken van digitale werkbonnen. Deze kunnen door jouw werkgevers ter plekke worden opgesteld en direct door de klant worden getekend. Vervolgens worden ze doorgestuurd naar het hoofdkantoor waar ze direct verwerkt worden. En ook de planning kun je met de programma’s van OutSmart volledig digitaal maken.

Plan je werknemers in waar je ze wilt hebben, en zij zien deze melding in hun eigen agenda staan. Ze zien waar ze moeten zijn, wat er moet gebeuren en welke afspraken er met de betreffende klant zijn gemaakt. En lopen ze tegen bepaalde problemen aan of heeft de klant een verzoek? Dan kunnen ze daar een notitie van maken, zodat er de volgende keer extra aandacht aan kan worden besteed. Zo kan er nergens meer onduidelijkheid over bestaan.

Ultiem projectmanagement

Run jij vaak grote projecten? Ook dan is de software van OutSmart iets voor jou. Deze kun je namelijk ook inzetten voor projectmanagement. Digitaliseer het gehele project en voer precies in hoeveel je reeds gefactureerd hebt, hoeveel grondstoffen er nog besteld moeten worden (en reeds geleverd zijn) en wat er verder nog allemaal moet gebeuren.
Alle afspraken leg je vast, en door stap voor stap de planning te volgen weet je zeker dat je het project op tijd af kunt leveren. Je ziet het namelijk direct wanneer je vertraging oploopt, want dan loop je achter op de digitale planning.

Verstuur digitale offertes en facturen

Het versturen van offertes en facturen kost vaak veel tijd, en veel ondernemers stellen het constant uit. Met de software van OutSmart is het echter ontzettend makkelijk. Je kunt zelfs aan de hand van een project of bepaalde afspraak of dienst een factuur versturen. Vervolgens zie je tevens digitaal welke facturen allemaal reeds voldaan zijn en welke niet. Dit scheelt een hoop tijd, die je vervolgens in andere zaken kunt steken.

Alle bovengenoemde software valt onder de noemer workflow management. Zoals je ziet omvat het heel veel aspecten van je bedrijf, en kun je als je het slim aanpakt ontzettend veel tijd besparen, en bovendien meer overzicht krijgen in hoe je bedrijf ervoor staat. Wie wil dat nou niet?

OutSmart | Field Service