Zo regel je je bedrijfsfinanciën volledig vanaf je iPhone

5 min leestijd

Je iPhone is allang niet meer alleen voor bellen en appen. Voor veel zelfstandigen is het toestel in hun broekzak inmiddels een compleet kantoor geworden. Je maakt er facturen mee, je scant bonnetjes, je ontvangt betalingen en je houdt je uitgaven bij, allemaal onderweg. Wie voor zichzelf begint, ontdekt bovendien hoe eenvoudig het is geworden om digitaal een zakelijke rekening openen te regelen en die meteen aan je vaste apps te koppelen. In deze how-to laten we je stap voor stap zien hoe je vrijwel je hele administratie vanaf je telefoon kunt regelen, zonder dat je nog achter een bureau hoeft te kruipen.

Je iPhone als mobiel kantoor

Het idee van een mobiel kantoor klinkt groots, maar in de praktijk komt het neer op een handvol goed ingerichte apps op je beginscherm. Als je je financiële app, je agenda en je mail slim naast elkaar zet, heb je alles binnen een paar tikken bij de hand. Je verstuurt een factuur terwijl je op een klant wacht, je legt een uitgave vast zodra je iets koopt en je checkt je saldo tussen twee afspraken door. Steeds meer ondernemers durven daarbij te vertrouwen op GoDutch en vergelijkbare oplossingen die speciaal voor de telefoon zijn gebouwd, omdat ze merken dat het net zo prettig werkt als op een laptop. Belangrijk om te weten: je regelt hiermee je betalingen en je geldzaken via je apparaat, je doet dus geen ingewikkelde handelingen die je liever aan een specialist overlaat.

Betalen met Tap to Pay op je iPhone

Een van de handigste ontwikkelingen voor zelfstandigen is Tap to Pay op je iPhone. Hiermee verandert je toestel in een pinapparaat: je klant houdt zijn kaart of telefoon tegen jouw iPhone en de betaling is klaar. Je hebt geen los kastje meer nodig, wat vooral fijn is als je op locatie werkt, op een markt staat of bij mensen thuis komt. Je hebt hiervoor een app nodig die Tap to Pay ondersteunt, en zodra je die hebt ingesteld, kun je vrijwel direct contactloze betalingen aannemen. Voor een kapper, een fysiotherapeut of een cateraar scheelt dat gedoe met apparatuur en kabels.

Je administratie in één app

Naast betalen ontvangen wil je natuurlijk ook overzicht. Veel financiële apps laten je facturen maken, uitgaven categoriseren en je saldo bekijken vanaf hetzelfde scherm. Maak je een foto van een bonnetje, dan koppelt de app die vaak automatisch aan de juiste uitgave. Zo bouw je onderweg al aan een nette administratie in plaats van dat je aan het eind van het kwartaal alles bij elkaar moet zoeken. Koppel je de app aan je boekhoudsoftware, dan stroomt je data automatisch door naar je accountant. Dat scheelt overtypen en voorkomt fouten.

Waarom steeds meer zelfstandigen mobiel werken

De verschuiving naar mobiel werken is geen hype meer maar gewoon de nieuwe standaard. Zelfstandigen zijn vaak onderweg, wisselen van locatie en willen niet vastzitten aan een vaste werkplek. Je telefoon gaat overal mee naartoe, dus het is logisch dat je er ook je zakelijke kant op regelt. Waar je vroeger 's avonds thuis achter je computer je administratie moest bijwerken, doe je het nu tussendoor: even een factuur versturen terwijl je op de trein wacht, of snel een uitgave vastleggen zodra je iets hebt gekocht.

Tap to pay on iPhone met Apple Pay — © Apple

Bijkomend voordeel is dat alles gesynchroniseerd blijft. Wat je op je iPhone invoert, staat meteen ook op je iPad of Mac klaar. Zo werk je op je telefoon als je onderweg bent en pak je thuis op een groter scherm de details erbij, zonder iets over te hoeven zetten. Voor wie meerdere apparaten van Apple gebruikt, voelt dat als één samenhangend systeem in plaats van losse eilandjes.

Wat je vanaf je telefoon kunt regelen

Om een concreet beeld te geven van hoe ver je komt met alleen je iPhone, hebben we de belangrijkste taken op een rij gezet. Dit zijn de dingen die je tegenwoordig probleemloos vanaf je toestel afhandelt:

Betalingen ontvangen: met Tap to Pay op je iPhone neem je contactloze betalingen aan zonder los pinapparaat.
Facturen maken en versturen: stel een factuur op, verstuur hem per mail en zie direct wanneer die betaald is.
Uitgaven bijhouden: fotografeer bonnetjes en categoriseer kosten meteen, zodat je administratie altijd actueel is.
Kaarten beheren: voeg je zakelijke Mastercard toe aan Apple Wallet en betaal contactloos met je telefoon of horloge.
Overzicht houden: bekijk je saldo, inkomsten en uitgaven in één app, waar je ook bent.
Koppelen met je boekhouding: laat je gegevens automatisch doorstromen naar je boekhoudsoftware voor minder handwerk.

Zoals je ziet, hoef je voor de meeste dagelijkse taken je laptop niet meer open te klappen. Zolang je een app kiest die deze functies ondersteunt en netjes samenwerkt met de mogelijkheden van je iPhone, heb je alles binnen handbereik. Het scheelt tijd, en belangrijker nog: het scheelt gedoe.

Papierloos en altijd bij de hand

Volledig papierloos werken was jarenlang een mooi voornemen dat in de praktijk lastig bleek. Met de huidige generatie apps en de mogelijkheden van je iPhone is het eindelijk realistisch geworden. Je bonnetjes staan digitaal opgeslagen, je facturen zitten in de cloud en je betalingen lopen via je toestel. Raak je onverhoopt je telefoon kwijt, dan staat je data veilig gesynchroniseerd klaar op je andere apparaten, beschermd met Face ID of je toegangscode.

De grote winst zit hem in gemak en rust. Je hoeft niet meer bang te zijn dat je een bonnetje kwijtraakt of vergeet een factuur te sturen, want alles gebeurt op het moment zelf en staat direct op de juiste plek. Zo houd je meer tijd en energie over voor je vak. Je iPhone is daarmee niet alleen je telefoon, maar je complete mobiele werkplek waarmee je je bedrijfsfinanciën strak geregeld houdt, waar je ook bent.