Efficiënter werken met Apple – dit zijn de beste macOS en iOS apps voor op kantoor

6 min leestijd

Dankzij Apple werk je op kantoor een stuk efficiënter. Je iPhone, je iPad of je MacBook: het zijn powerhouses die je de hele dag door bij je draagt. Het is dan ook niet gek dat steeds meer bedrijven kiezen voor macOS of iOS als basis voor hun werkomgeving. Welke apps mag je nu echt niet missen op je bedrijfslaptop, tablet of telefoon? Dit zijn de beste apps voor zakelijk gebruik.

Jamf

Wil je je hele organisatie overzetten op macOS en iOS? Dan is Jamf daarvoor de meest gebruikte tool. Hiermee installeer, beheer en beveilig je alle zakelijke Apple-apparaten. Het werkt geheel geautomatiseerd. Met een paar klikken heb je al je apparaten ingesteld en zijn je medewerkers klaar om echte Apple-gebruikers te worden.

Met Jamf heb je inzicht in welke apparaten in gebruik zijn en zijn spreadsheets verleden tijd. En wil je achteraf toch iets aanpassen, dan heb je met een paar klikken de mogelijkheid om de nieuwste apps en instellingen door te voeren op je Apple-apparatuur. Voor kleine en middelgrote bedrijven kun je gebruik maken van Jamf Now. Dan heb je geen IT-afdeling nodig. Grotere bedrijven met een eigen IT-afdeling zijn het best af met Jamf Pro.

Notities en Numbers

Geliefd bij alle kantoormedewerkers: Excel. Deze app kun je ook op Mac of iOS gebruiken, maar het eigen alternatief van Apple is een echte productieversneller. Je kunt in Numbers eigenlijk hetzelfde doen als in Excel, maar je hebt er geen aparte licentie voor nodig. De interface is zo ontworpen, dat je het eenvoudig en flexibel kunt gebruiken. Tabellen, grafieken en formules toevoegen is een fluitje van een cent. Daarmee is het ideaal voor projectbeheer en financiële analyses.

De app ‘Notities’ zal je zeker bevallen als je veel verschillende dingen te regelen hebt. Maak er een to do-lijstje voor jezelf in, noteer waar je nog rekening mee moet houden of schrijf ideeën die je tussendoor opdoet, op in de app. Misschien werk je als communicatieprofessional en doe je interviews. In dat geval kun je de app Notities gebruiken om de takeaways van het interview op te schrijven.

SuccessFactors

Ben je binnen het bedrijf verantwoordelijk voor de HR? Dan is de app SuccessFactors eigenlijk onmisbaar. Dit is een cloud gebaseerd HR-managementsysteem van SAP waar je ook je zakelijke e-mailadres aan kunt koppelen om uit jouw naam geautomatiseerd mails te sturen. In deze app houd je eenvoudig prestatiebeoordelingen, verlofaanvragen en salarisbeheer bij. Het programma werkt niet alleen uitstekend met Mac-computers zoals een MacBook, Mac Mini of Mac Studio, maar er is ook een prima integratie met iOS.

Je kunt met SuccessFactors zelfs taken beheren via je widgets en Siri aan het werk zetten. Zo kun je HR-zaken ook gemakkelijk onderweg afhandelen. Op die manier verspil je geen tijd meer, en werk je zeker efficiënt.

Cisco Webex

Zoom, Google Hangouts en Microsoft Teams waren de redders in nood tijdens de coronapandemie. Ook na deze tijd bleven deze apps populair voor thuiswerken. Hoewel deze apps in veel bedrijven worden gebruikt, zijn ze eigenlijk ongeschikt voor zakelijk gebruik. Het mooie is dat het samenwerkt met Continuïteitscamera. Dat houdt in dat je je iPhone als webcam kunt gebruiken.

Cisco Webex beschikt over verschillende security- en privacycertificeringen en de ontwikkelaar blijft constant werken aan betere security. Zo wordt vertrouwelijke informatie bijvoorbeeld direct geblokkeerd. Niet voor niets maken overheden, banken en advocaten veel gebruik van deze app.

Salesforce

Salesforce helpt je bij het beheren van klantrelaties. De mobiele app biedt je toegang tot allerlei cruciale gegevens. Denk bijvoorbeeld aan klantgegevens, dashboard en AI-gestuurde analyses. De app heeft een feilloze integratie met Apple’s Face ID en Touch ID. Daardoor is de beveiliging van hoog niveau.

Link deze app aan Siri Shortcuts en je krijgt sneller toegang tot klantinformatie. Bovendien kun je dan ook taken automatiseren, wat ook een hoop tijd en moeite scheelt. Een onmisbare app voor als je een eigen bedrijf hebt, of het bedrijf van de werkgever echt naar een volgend niveau wilt tillen.

Bigtincan Hub

Met Bigtincan Hub beheer je je documenten en verkopen in een handomdraai. Deze app is vooral handig om te voorkomen dat je verzuipt in een zee van paperassen. Belangrijke documenten worden automatisch op een overzichtelijke manier georganiseerd. Informatie kun je dan weer op een slimme manier presenteren, zowel offline als online.

Bigtincan maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om te analyseren hoe en wanneer welke documenten het meest worden gebruikt. Daar kun je dan je verkoopstrategie op aanpassen. Dankzij de ondersteuning voor iOS Split View en Drag & Drop kun je meerdere apps tegelijk gebruiken en multitasking inschakelen. Hartstikke handig, dus!

Noted

Op kantoor is het onvermijdelijk: vergaderen. Notuleren is van niemand de favoriete hobby en organisatieadviseur Marc Vollebregt noemde het zelfs ‘onmenselijk en onproductief’ bij NPO Radio 1. Noted maakt het wel een stuk gemakkelijker. Ook studenten en stagiairs hebben iets aan deze app, want je kunt hiermee tekst en audio-opnames moeiteloos met elkaar combineren. Maak notities en voeg een opname toe, zodat je snel en eenvoudig terug kunt luisteren wat er besproken werd.

Extra handig is de TimeTag-functie. Daarmee kun je specifieke momenten markeren, zodat je snel naar de belangrijkste punten van de vergadering kunt navigeren. Noted kun je ook gebruiken met Apple’s iCloud, zodat je zeker weet dat je nooit meer iets kwijtraakt. Ook fijn: je kunt de Apple Pencil gebruiken voor handgeschreven aantekeningen. Het voelt dan net alsof je met pen en papier werkt. Dat is voor veel mensen toch wel de fijnste manier van notuleren.

Splunk AR

Werk je in een bedrijf dat gebruikmaakt van data-analyses en augmented reality (AR)? Dan kun je niet zonder Splunk AR. Met deze tool kun je real-time datavisualisaties over fysieke objecten leggen. Technici en analisten krijgen op die manier direct nieuwe inzichten. Concreet gebruiken veel bedrijven die werken met industriële machines of ingewikkelde IT-infrastructuren deze app.

Splunk AR heeft een integratie met Apple’s ARKit, waardoor je echt elke AR-mogelijkheid van je Mac of iOS-apparaat kunt benutten. Het maakt je anders zo saaie kantoorwerk wel heel erg levendig.

Aandacht voor je bedrijfsdata

Gebruik je apps, dan ben je vaak verbonden met het internet. Daarmee ben je, ook als je iOS of macOS gebruikt, kwetsbaar voor hackers, oplichters en andere kwaadwillenden. Denk daarom altijd na over de veiligheid. Gebruik bijvoorbeeld geen openbare wifi als je werkt in je favoriete café of in de trein. Het is beter om bijvoorbeeld 5G te gebruiken, omdat je dan een eigen privéverbinding tot je beschikking hebt. Niemand kan de verbinding afluisteren en zo gevoelige informatie stelen.

De meeste apps vereisen een gebruikersnaam en wachtwoord. Verzin voor deze apps een sterk wachtwoord en gebruik voor elke app een ander wachtwoord. Je kunt deze wachtwoorden opslaan in een wachtwoordmanager, een soort digitale sleutelbos. Zo kun je apps veilig gebruiken, zonder dat je honderden wachtwoorden hoeft te onthouden.

AI en de veiligheid van apps

Sommige applicaties bieden AI-functies. Wees voorzichtig met het gebruik daarvan. Plak daar nooit bedrijfsgevoelige gegevens in. En pas op met welke rechten je aan bijvoorbeeld CoPilot of gelijkende assistenten geeft. Het is altijd goed om jezelf de vraag te stellen: ‘Hoe erg is het als deze gegevens op straat komen te liggen?’ Dan weet je ook of je AI kunt gebruiken of niet.

Bedenk je dat AI een hulpmiddel is en geen vervanging van je collega of je leidinggevende. Kunstmatige intelligentie kan fouten maken, en dat kan je werkgever of je bedrijf kapitalen kosten. Daarnaast zul je ook voor ethische vraagstukken komen te staan. Gebruik het daarom bewust.