Menu

21 mei 2012

OS X Mail: E-mail archiveren met behulp van regels

Iedere dag komen er bij de meeste Mac OS X gebruikers nieuwe e-mails binnen via de inbox van de Mail applicatie. Voordat je het weet zitten er enkele honderden e-mails in je inbox, met de meeste e-mails zul je na het lezen niet veel meer doen, maar vaak is alles weggooien ook geen optie.

Met behulp van regels in OS X Mail is het mogelijk om je inbox opgeruimd te houden. Zo kun je bijvoorbeeld een regel aanmaken die e-mails ouder dan een bepaald aantal dagen automatisch verplaatsten naar een archief map. Dit soort regels houden je inbox opgeruimd en zorgen ervoor dat de oude berichten bewaard blijven.

Je stelt een regel op basis van ontvangstdatum als volgt in:

1. Maak een nieuwe map aan door op het ‘+’ icon onderin het mail venster te klikken.

2. Selecteer in het venster de locatie waar je map wilt aanmaken. Je kunt kiezen voor lokale opslag op je Mac of gebruik maken van een online account zoals bijvoorbeeld MobileMe of GMail. Vanzelfsprekend dien je in dat geval één van deze diensten te gebruiken voordat je ze kunt selecteren.

3. Ga naar Mail ▸ Voorkeuren ▸ Regels ▸ Voeg regels toe.

4. Geef de nieuwe regel een beschrijving en selecteer de volgende condities: Ontvangstdatum ▸ Is meer dan ▸ 30 dagen oud.

5 Vul de taken in die moeten worden uitgevoerd als aan de bovenstaande condities wordt voldaan: Verplaats bericht ▸ naar postbus: ▸ Selecteer de map die je hebt aangemaakt in stap 1.

6. Klik op ‘OK’ wanneer de vraag verschijnt of je de nieuwe regel direct wilt toepassen op de inbox. Selecteer de optie ‘Pas toe’ en automatisch worden alle e-mails die ouder zijn dan 30 dagen verplaatst naar de archief-map. Met behulp van de menu optie Bericht ▸ Pas regels toe kun je de regels handmatig uitvoeren.




Gerelateerde tips:




Reacties


  • Dorine 21 mei 2012 om 10:10

    “Met behulp van de menu optie Bericht ▸ Pas regels toe kun je de regels handmatig uitvoeren. ”

    Dat had ik ook al gevonden, maar hoe automatiseer je die regels nu? Ik moet altijd handmatig “pas toe” doen anders gebeurt er verder niets.

  • Fred 21 mei 2012 om 12:06

    Ja, dat vroeg ik me ook al af, wanneer wordt deze regel toegepast? Zit er een schedule op die eens per x dit soort regels toepast?

  • Remco 21 mei 2012 om 17:50

    Opvallende vragen hierboven. Bij mij verplaatst hij ze wel automatisch bij binnenkomst van een mail, maar lang niet altijd worden de kleuren correct weergegeven (ook op basis van regels). De ‘Pas toe’ knop in de voorkeuren heeft nog nooit gewerkt.

  • Annsootje 23 mei 2012 om 20:05

    Als ik mails verwijder van mijn hotmailaccount in Imail dan zijn deze niet weg op mijn hotmailaccount als ik via de website kijk. Idem met gelezen mails, waardoor ik telkens weer massa’s mail moet lezen terwijl ik die al gelezen heb! Dit is niet handig als je vanuit een andere computer je mails checkt waarop er geen Imail staat!

    Weet er iemand hier een oplossing voor?

  • Waltman 24 mei 2012 om 8:12

    Aan Annsootje
    Het programma mboxmail van fluentfactory heeft een oplossing voor hetgeen jij omschrijft. Ik gebruik dat zelf ook naar alle tevredenheid.

    http://fluentfactory.com/mboxmail-for-mac/

  • Annsootje 24 mei 2012 om 12:22

    Merci Waltman !

  • Beysen Guido 9 juni 2012 om 9:53

    Als je een mail archiveert blijft die dan op de server staan bij IMAP mail accounts?
    Als dat zo is heeft archief niet al te veel zin omdat de opslagruimte bij de mail provider toch ook vol geraakt.
    Of zie ik dat mis…

  • Tim 18 december 2012 om 20:30

    ik blijf regels aanmaken, na een tijdje worden de regels spontaan verwijderd, doe ik iets fout of zit er een bug in

  • Adrie 7 januari 2013 om 17:38

    Mails in het programma mail die ouder zijn dan ongeveer 5 maanden kan ik niet meer lezen. Weet iemand hoe dat komt?

Een reactie toevoegen: